Assistant(e) Polyvalent(e) en CDD

La Société d’Économie Mixte d’Aménagement des Antilles-Guyane (SEMAAG), anciennement Société d’Économie Mixte d’Aménagement de la Guadeloupe (SEMAG), est un acteur public-privé au cœur des transformations territoriales. Depuis près de 40 ans, elle accompagne les collectivités dans la conception et la mise en œuvre de projets structurants, ancrés dans les réalités locales.

À travers ses différents métiers, la SEMAAG intervient notamment dans l’aménagement des villes et des quartiers, le développement de zones d’activité, la construction d’équipements publics, la production d’une offre de logements diversifiée, la gestion de son parc locatif en qualité de bailleur social, ainsi que la valorisation d’équipements touristiques emblématiques, tels que le Jardin Botanique de Deshaies.

Forte d’environ 100 salariés et d’un développement continu de ses activités, la SEMAAG poursuit sa transformation afin de répondre aux nouveaux enjeux des territoires.

Afin d’accompagner cette dynamique de transformation et de développement, la SEMAAG renforce ses équipes et recherche un Assistant(e) Polyvalent(e).

Vos missions générales :

L’assistant(e) Polyvalent(e) assure la gestion (opérationnelle, technique, financière) et le suivi administratif des différents missions qui lui sont affectées par son N+1.

Il/elle est, par conséquent, mobilisé(e) sur les missions dans le périmètre du service auquel il (elle) est rattaché(e).

Justifiant d’une expérience réussie sur des missions de Secrétariat, il/elle devra accomplir des tâches administratives diverses et complexes (rédaction courante, tenue de tableaux de bord, constitution de dossiers techniques, constitution de dossiers opérationnels, constitution de dossiers de gestion, reporting continu…).

Faisant preuve de méthode et d’organisation, il/elle sera chargé de suivre un ensemble de missions, d’en présenter oralement ou par écrit les éléments et de préparer les correspondances s’y rapportant.

A ce titre, il/elle est en mesure de centraliser les renseignements en provenance de différents services (internes ou externes) et d’établir tous documents nécessaires à la bonne compréhension des informations collectées.

Pouvant travailler en mode projet et partant d’instructions précises données par son N+1, il/elle saura faire preuve d’initiative et de responsabilités dans des domaines spécifiques exigeant des connaissances juridiques, financières, comptables, fiscales, bureautiques…

A cette fin, il/elle est totalement associé(e) aux missions et tâches que mène(nt) son N+1 et/ou les contributeurs concerné(s) par le(s) service(s) qui lui sont affecté(s).

Son travail ne peut s’exercer parfaitement que dans le cadre d’une collaboration et d’un dialogue permanent avec l’ensemble des acteurs(trices) concernés par les missions dont il/elle a la responsabilité.

Il/elle doit être, en effet, en mesure de suppléer le cas échéant, les opérationnels concernés sur certaines tâches relevant de la responsabilité de ceux-ci.

Vos principales activités :

L’assistant(e) Polyvalent(e) doit être un relai important en interne sur le suivi de l’avancement des missions du service.

A ce titre, il/elle doit pouvoir, outre maitriser les tâches de Secrétariat de service/direction :

Assurer le suivi administratif et financier du service d’affectation

• Gérer aux plans administratif (courrier, bons de commandes, classements, archivage…) et financier (engagements, saisies des factures, appel de fonds, contrôle des budgets…) les marchés de prestations et de travaux, de la consultation au décompte général définitif, au moyen d’un système de gestion interne;

• Effectuer la saisie et le suivi des factures;

• Collecter des données, mettre à jour des tableaux de bord;

• Préparer et suivre les dossiers en cours;

• Constituer les dossiers de lancement;

• Etablir et suivre les échéances relatives à chaque dossier;

• Répondre aux demandes des interlocuteurs des autres Directions.

Assurer le suivi opérationnel du service d’affectation

• Contrôler la complétude des différents dossiers et suivre leur instruction;

• Préparer les documents nécessaires à la bonne exécution des circuits administratifs et financiers (rapports d’exécution, mémoires…);

• Suivre le déroulement administratif et financier des différents dossiers depuis l’élaboration jusqu’à la réception;

• Assister les différents interlocuteurs du service/direction auquel il/elle est rattaché dans l’exécution des dossiers (respect des délais, des coûts, des décomptes mensuels, du décompte général…);

• Utiliser les outils informatiques de gestion et de dématérialisation;

• Organiser la traçabilité des dossiers;

• Suivre les différents contrats impactant l’activité dont il/elle a la responsabilité;

• Assister les différents interlocuteurs dans le contrôle de l’avancée des dossiers , de la fixation d’honoraires et les mises en règlement;

• Répondre aux appels d’offres, rédiger les lettres de commande, publication des AAPC, OS, Bons de commande.

Assurer un appui au responsable dans ses missions de coordination

• Renseigner, à la demande et sous le contrôle du N+1, les tableaux de bord et autre éléments de reporting sur l’activité des opérations du service auxquelles il (elle) est rattaché(e);

• Tenir à jour la base (le fichier) contacts du service, en collaboration avec l’ensemble des interlocuteurs de service concernés;

• Participer aux réunions de coordination internes du service et rédiger les comptes rendus, sous le contrôle du N+1;

• Participer aux revues de projet sur les dossiers sur laquelle (lesquelles) il/elle est affectée(s).

Assurer une fonction d’alerte et d’interface

• S’informer et faire le point sur l’état d’avancement des missions;

• Préparer et éditer les documents nécessaires dans le suivi des dossiers;

• Effectuer les relances nécessaires en interne ou en externe (échéances, informations à compléter…);

• Assurer à la demande du responsable de service les contacts avec les tiers;

• Assurer le relais entre les différents intervenants extérieurs et les collaborateurs de son service / sa direction de rattachement;

• L’Assistant(e) Polyvalent (e) devra en outre assurer les missions spécifiques de sa direction de rattachement, et mettre en place des outils de gestion nécessaires.

Cette liste n'est pas limitative, d’autres missions pourront vous être confiées.

Formation de niveau Bac +2 à Bac +3 dans les domaines du juridique, de l'audit/contrôle interne, de la comptabilité ou équivalent.

Une première expérience en assistanat, gestion administrative, ou fonction support est souhaitée.

Une expérience ou une appétence dans le droit des sociétés ou le recouvrement constitue un atout.

Compétences techniques : ‘’Savoir et Savoir-Faire’’

Bonne maîtrise des outils bureautiques et progiciels internes , notamment Word, Excel , PowerPoint et Optimiso;

Qualités rédactionnelles et bonne communication écrite et orale;

Capacité à suivre des échéances, à relancer les interlocuteurs et à rendre compte de l'avancement des dossiers;

Connaissance de notions de gestion et de comptabilité;

Connaissance juridique et de la de la réglementation des marchés publics.

Compétences comportementales : ‘’Savoir-Être’’

Rigueur, sens de l'organisation et capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle;

Discrétion, respect de la confidentialité et sens du service;

Autonomie, réactivité, capacité d'adaptation et esprit d'équipe.

Localisation : Guadeloupe, Les Abymes

Type de contrat : CDD de 6 mois à temps complet à pourvoir au plus tôt